でもただ書くだけでは足りません。実際に自分で書いて、お客様先に訪れて、報告書内容を説明する。時には内容不足と怒鳴られて、時には大いに納得してもらう。何をどのように書けば、聞き手は納得するのか。正しい報告書とはなにか。
間違った報告書を100枚書くよりも、正しい報告書を10枚書いて、キャリアアップに繋げてもらえれば幸いです。正しい、聞き手に響く報告書の作成スキルは、履歴書の作成や転職する際の動機説明にも非常に有効です。
- 文章報告の目的
- Who is audience?（誰が読み手か？）
- 良い報告書とは
- 読み手の期待
A. Evidence (証拠) として後に残す
「言った、言わない」の水掛け論を避ける。（電話説明や、口頭説明では証拠として残りません）
B. 正式報告としての権威付け
読み手は「正式報告」というお墨付きを欲している。
C. 回覧可能
文書だと複数の人間に回覧でき、個々の担当者に何度も口頭で説明する手間が省け、共有内容も正確。
「C」の回覧可能というポイントを意識していないケースが非常に多く見受けられます。
報告書を担当者個人のみに出すのであれば、手間暇かかる文書でなく、電話報告で事足りるはずです。しかし重要な問題や重要な伝達事項の場合、「現場担当者→運用責任者→経営陣」と複数のレイヤに報告の必要があり、一人ひとりに口頭で説明するのは手間が掛かる為、文書で回覧する必要がある事を意識しましょう。また、聞き手も口頭説明を受けただけでは、聞き手の「思い込み」や「聞き間違い」で正しく情報が伝わらない場合があります。情報の伝達において、文書に勝るものはありません。
報告書は複数レイヤの複数担当者が報告内容を理解するのに最も手間暇が掛からず、正確な方法であるため、顧客は文書報告を求めるという意識から始めましょう。
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